Kodin paperit järjestykseen

24.03.2019

Kotiin kulkeutuu valtavasti paperia. Jos ei pidä varaansa, ne alkaa äkkiä valtaamaan itselleen tilaa kaapeista, laatikoista ja pöytien päältä.

Tämän ongelman ratkaisu on varsin yksinkertainen, käy läpi paperit, laita tärkeät, jäljelle jäävät järjestykseen sekä opettele säännöllinen rutiini, jolla pidät nuo lehdet, kirjeet ja paperilappuset järjestyksessä.

Yksinkertainen, mutta ei välttämättä helppo ja nopea ratkaisu.

Mistä sitten aloittaa?

Ensimmäisenä kannattaa taas miettiä, jos laittaisi postilaatikkoon "Ei mainoksia"-kyltin.

Tällä saa usein estettyä suuren lehtimäärän saapumisen kotiin. Mainokset löytyy kyllä netistäkin ja usein mainoksia selaamalla tulee vaan "tarve" ostaa tavaroita joita ei muuten tarvitsisi.

Sitten siirry mahdollisimman paljon käyttämään laskuttajien e-lasku-palvelua. Tai sähköpostilaskutusta.

Seuraavana askeleena on tehdä toimiva käytäntö uusien papereiden suhteen.

Paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, voidaan lokeroida kolmeen eri osastoon.

Säilytystapoja näille on monta, onko ne lehtikoteloita, muovitaskuja tai laatikoita? Kaikki käy, kunhan paperit ovat paikallaan. Osastot ovat Tee, Lue ja Arkistoi.

Tee - Tähän kaikki pian reagoitavat asiat; maksamattomat laskut, kalenteriin siirrettävät asiat, lasten muistettavat hoito- ja koulujutut, lomakkeet ja kutsut. Käy tätä osastoa läpi usein, säännöllisesti, vähintään kerran viikossa.

Lue - Tähän osastoon kuuluvat luettavat jutut, jotka eivät ole aikaan sidotut. Sopimuksien ehdot, pöytäkirjoja, mielenkiintoiset artikkelit sekä lomaesitteet. Käy tätä osastoa läpi silloin kun sinulle sopii. Parasta olisi ottaa siihenkin rutiini, ehkä 2-3 viikon välein.

Arkistoi - Tähän osastoon paperit ja dokumentit, jotka on matkalla lopullisiin arkistoihin. Siirrä papereiden määrästä riippuen 1-3 kk välein.

Kodin papereiden säilyttäminen

Mitä sitten tehdä niille lopullisille arkistoille?

Voit arkistoida paperit kansioihin, riipputaskuihin, Kodinkansioihin tai vaikka laatikoihin. Kunhan on järjestys ja asiat merkitty hyvin. Käytä välilehtiä.

Mapeissa pätee sama järjestämisen perussääntö, 25% on oltava tyhjää tilaa. Helpottaa huomattavasti käyttöä.

Järjestä omat kohtansa palkkatiedoille, terveystiedoille, sopimuksille, asumiseen liittyville papereille ja kaikelle, mitä tärkeäksi näet.

Ensinnäkin mieti, mitä tarvitsee säästää? Tähän on muutama kultainen sääntö;

Säästä paperit ja tiedot mitä ei enää mistään muualta löydä.

Älä turhaan säilytä tietoa, jota kirjasto ja internet säilyttää.

Ja sitten ihan lain mukaisuudet, esim. verotuksen tositteet säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä, lue lisää Verohallinnon sivuilta.

Vanhat laskut kannattaa käydä kriittisesti läpi. Mielestäni suurimman osan saa laittaa tarkistuksen ja pankkiin syöttämisen jälkeen pois. Esim. puhelin-, vakuutus- ja sähkölaskut.

Sitten vaan käy läpi kaikki kodistasi paperit. Mieti vanhojen papereiden osalta, että onko niillä enemmän muistoarvoa? Kuuluvatko ne muistolaatikkoon? Etteivät ole viemässä arkistosta tilaa. Jos papereita on paljon, käy ensin vaan kaikki läpi ja laita arkistoitavat yhteen pinoon ja arkistoi myöhemmin.

Aikakauslehtiä

Hyvin monella on paljon aikakauslehtiä säilössä. Niiden pois heittäminen tuntuu olevan jotenkin kiellettyä. Tottahan on, että lehdet maksavat paljon ja usein asia niissä ei kamalasti vanhene.

Joskus kuitenkin tilanne on sellainen että nurkat pursuaa lehtiä, "jotka luen sitten kun ehdin". Koska se aika on? Silloin kun käperryt takan eteen sohvan nurkkaan? Vai silloin kun loikoilet kesähelteellä riippumatossa? Tuleeko se aika? Ja ennenkaikkea, kuinka monta lehteä silloin ehdit lukemaan? Jos kyseisiä hetkiä tulee hyvin harvoin, tarvitseekö säilyttää metrin pinoa aikakauslehtiä?

No, jos päätät luopua lehdistäsi, voit kysyä, jos joku muu haluaa tai sitten saat ihan luvallisesti laittaa ne asianmukaisesti keräyspaperiinkin. Joskus jonkun pitää olla se viimeinen kun laittaa tavarat materiaalikierrätykseen.

Meillä on kotona vain yksi mappi taloutemme asioille, sekä kaikille neljälle asukkaalle (3+koira) omat mapit. Lisäksi yritykselläni on yksi mappi, jossa on kaikki paperit. Olen siirtynyt hyvinkin pitkälti paperittomaan kirjanpitoon.

Miten sinä hoidat papereiden säilytyksen ja arkistoinnin?