Tietokone, dokumentit ja valokuvat järjestykseen, ota ohjeet talteen!

31.03.2019

Viime viikolla kirjoitin blogissani kodin papereiden järjestämisestä täällä. Jatketaan siis tietokoneen ja sähköisten dokumenttien parissa.

Ihmisillä alkaa olla tietokonessa valtava määrä laskuja, sopimuksia ja ennenkaikkea valokuvia. Sähköpostissa tulee jatkuvasti tietoa ja mainoksia. Tietokoneelle tulee tallennettua "tärkeitä" juttuja sekä sitten niitä valokuvia. Niitä on nykyään niin helppo ottaa ja samasta tilanteesta tulee otettua valtavasti kuvia.

Arkistoi

Ensinnäkin kaikkea oikeasti tärkeää tietoa varten kannattaa tehdä arkisto, kansiot. Ihan niinkuin niitä paperisiakin varten. Tämä erityisen tärkeää, jos siirrät tärkeitä papereita sähköiseen muotoon.

Nimeä kansiorakenne aiheen tai vuosien mukaan, esim. minulla on yrityksen paperit ja kuitit ensin vuoden mukaan, alakansioissa kuukaudet. Nimeä tiedostot, että näet avaamattakin, mitä niissä on.

Muista varmuuskopiot! Joko johonkin pilvipalveluun tai sitten ulkoiselle kovalevylle.

Sähköposti

Sähköpostin kanssa ollaan useasti hieman pulassa. Postia tulee valtavasti ja jos ei pidä varaansa, on postilaatikko äkkiä täynä, eikä sieltä enää löydä tarvittavia.

Ensinnäkin sähköpostiin kannattaa ensin tehdä pelisäännöt. Käydä katsomassa vain kerran tai pari päivässä. Tämä siis normaalissa omassa sähköpostissa. Työt on erikseen.

Mutta siis työsähköpostiakaan ei kannata joko ajan seurata.

Sähköpostilla kuitenkin tulee tietoa ja tehtaviä, joilla ei yleensä ole tulenpalava kiire. Niistä sitten ilmoitetaan yleensä muulla tavalla erikseen.

Sitten kun sinne sähköpostiin menet, ota tavoitteeksi käydä läpi kaikki tulleet postit.

Sähköposteihin on helppo tehdä omia alikansioita, esim. Arkisto, johon siirrät postin luettuasi. Sellaiset, johon ehkä vielä palaat tai jos luulet tarvitsevasi tietoa vielä. Muista olla kriittinen. Käy postit läpi vaikka kerran kuukaudessa ja poista tarpeettomaksi muuttuneet.

Sitten Tee + Tarkasta, johon siirrät tärkeät postit. Ne, jotka vaativat aikaa mutta myöhemmin, kannattaa kirjata kalenteriin. Sitten on tilausvahvistuksia ja muita. Nämä odottavat asiaan palaamista ja lopulta voi laittaa pois. Käy kansio läpi ainakin kerran viikossa.

Mieti, tarvitsetko kaikki mainospostit ja pitääkö sinun vastaanottaa kaikki uutiskirjeet? Ole kriittinen.

Nettisivut

On ihmisiä, jotka kerää selaimet täyteen kirjanmerkkejä, joista ei sitten löydäkään helpolla hakemaansa tietoa.

Tee kirjanmerkkikansioihin alikansioita, esim. ruokaohjeet, blogit tai kiinnostavat jutut. Tällöin pystyt jopa löytämään hakemasi tiedon. Ja taas käy listaa kriittisesti läpi silloin tällöin ja poista turhaksi muuttuneet.

Valokuvat

Valokuvien järjestyksessä pitäminen on kova työ. Tai siis se on hyvä tehdä säännöllisesti ja siihen menee kyllä aikaa.

Itse olen hyväksi havainnut kansiorakenteen, jossa minulla on vuosittain kansiot, sinne laitan sen vuoden kuvat, sekä kansioissa erityisemmät tapahtumat kuten juhlat tai lomamatkan kuvat.

Lisäksi olen tehnyt lapsilleni aina syntymäpäivästä syntymäpäivään kestävät vuoden mittaiset kansiot.

Kun siirrän kuvia koneelle, laitan kaikki kansioon nimeltä Lajittelemattomat. Siitä ensin poistan tärähtäneet ja epäonnistuneet, sen jälkeen lajittelen oikeisiin kansioihin. Osan kopioin lapsille ja itselleni.

Nyt olen ottanut tavaksi ainakin puhelimesta poistaa huonoja kuvia tilanteissa kun odotan tai muuten on aikaa. Ettei tule siirrettyä koneelle turhaan.

Tässä kohtaa kannattaa miettiä kuvien sisältöä. Jos esim pienen lapsen syntymäpäiviltä on sankarista noin 20 kpl kuvia, jossa puhalletaan kynttilää kakun päältä, onkohan ne kaikki tarpeellisia? Tapahtuma muistetaan ja nähdään ihan muutamastakin kuvasta.

Tämä pätee myös paperisissa kuvissa.

Kaikki järjestykseen

Sitten kun on miettinyt itselleen hyvän suunnitelman ja tehnyt arkistorunkoa valmiiksi, alkaa se työ. Käy koneesi läpi, muista myös kodistasi löytyvät ulkoiset kovalevyt ja muistitikut!

Ota työhön itsellesi aikaa. Päätä vaikka säännölisesti siivota konettasi ja järjestää joku tietty aika. Tunnissa saa paljon aikaan. Ja ennenkaikkea tehdessäsi keskity vain siihen mitä teet.

Missä kunnossa sinun koneesi on? Kuinka usein käyt läpi tiedostojasi?